política de tratamiento de datos personales

Con el objetivo de una mejor comprensión e interpretación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, se establecen las siguientes definiciones:

• Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base De Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal. Es cualquier información relativa a una persona determinada o determinable o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.
• Dato Privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato Público. Es cualquier dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato Semiprivado. Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato Sensible. Es aquel dato que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado Del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Reclamo. Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Responsable Del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular De La Información. Persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en el banco de datos.
• Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1. GENERAL

Estimado cliente, cliente potencial, proveedor y visitante, esta Política de Privacidad y/o Tratamiento de datos personales, establece las condiciones sobre las cuales trataré los datos personales que se recolecten a través del diligenciamiento del formulario de contacto en esta  página web o cualquier otro dato adicional que usted facilite a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas, contratos o documentos de cualquier tipo que usted suministre por cualquier medio físico, de voz o mensaje de datos.

Al suministrar los datos, usted acepta esta política sobre la forma en que en LEIDI TATIANA SOTO ORTEGA, identificada con Cedula de Ciudadanía No. 1.143.857.132 (En adelante, SOTO ORTEGA) tratará su información personal; dicho tratamiento se realizará cumplimiento las directrices contempladas en la Ley General de Protección de Datos Personales (Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012) y de cualquier otra norma que reglamente, modifique o suprima lo contemplado en esta disposición. Si usted después de leer esta Política de Privacidad, no está de acuerdo en la forma como se trata sus datos, le solicito por favor no usar nuestros servicios y solicitar la actualización, modificación o eliminación de la base de datos de conformidad con lo establecido en el presente documento.

Esta política se encuentra alineada con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe de brindar a los titulares de la información personal por parte de SOTO ORTEGA, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales tiene como objeto y está orientado a:

1. Informar a los titulares de la información sobre la política de tratamiento de la información personal de SOTO ORTEGA, además de permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que estos deben de seguir si desean conocer, actualizar, suprimir y rectificar los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado en todo caso a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales o físicas.

1. Comunicar al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales, la forma en que se tratarán, el uso que se les dará y la forma en que podrá acceder a sus datos personales.

Esta política se aplicará de forma obligatoria a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos y/o digitales que sean susceptibles de ser tratados por SOTO ORTEGA como responsable de su tratamiento.

2. FINALIDAD DE LOS DATOS RECOGIDOS

En el momento que usted suministre datos personales de su propiedad, usted me autoriza a tratarlos, y entiendo que su consentimiento es previo, expreso e informado, pues ha leído este documento antes de facilitar sus datos.

La toma de datos personales que se haga a través del formulario de contacto de esta página web, llamada telefónica, entrevista personal o virtual, contratos, poderes, formularios, o cualquier otro documento que usted suministre a SOTO ORTEGA, tendrá las siguientes finalidades:

Clientes y/o clientes potenciales:

• Asesorarle en temas relacionados con productos y servicios que ofrece SOTO ORTEGA y que hayan sido consultados y/o solicitados por usted.
• Enviarle comunicaciones sobre nuevos servicios o productos de SOTO ORTEGA y/o sus aliados y/o asociados y/o socios.
• Enviar propuestas de servicios y/o cotizaciones de productos, así como también invitaciones a eventos de empresa o sus aliados, socios o asociados.
• Enviarle comunicaciones respecto a la relación contractual.
• Realizar las gestiones administrativas y/o contables relacionadas con la contratación de los servicios y/o compra de productos tales como la facturación, cobros y pagos.
• Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios contratados y/o productos comprados a  SOTO ORTEGA
• Realizar actividades encaminadas a la fidelización de clientes, incluyendo y sin limitarse comunicaciones de descuentos, newsletter, obsequios, promociones.
• Recibir y tramitar peticiones, quejas y reclamos.
• Evaluar la calidad de los productos y/o servicios prestados por LA EMPRESA.

Proveedores, contratistas y/o asociados:

• Elaboración y celebración de contratos y/o negocios jurídicos.
• Tener una constante comunicación sobre los servicios y/o productos contratados.
• Enviar comunicaciones con relación a la ejecución del contrato.
• Realizar las gestiones administrativas y/o contables relacionadas la relación contractual tales como la facturación, cobros y pagos.

El tratamiento de datos personales podrá realizarse de forma directa por SOTO ORTEGA  y/o por quien esta última determine, siempre y cuando se efectúe para los fines aquí dispuestos, para lo cual no requerirá autorización adicional suya, lo cual usted acepta expresamente al suministrar sus datos personales.

Usted tendrá derecho, en forma gratuita, a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recibirá a través de los canales disponibles para tal fin:

• Encargado: Gerencia Jurídica
• Correo electrónico: info@sotoortega.com

3. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1581 de 2012

Decreto 1377 de 2013

Decreto 886 de 2014

Decreto 1074 de 2015, Cap. 25

De conformidad con la Ley 1273 de 2009, incurre en delito de violación de datos personales quien “sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes”

Tanto SOTO ORTEGA como los encargados (TRABAJADORES, PROVEEDORES Y CONTRATISTAS) deben observar y respetar estas políticas en cumplimiento de sus funciones y/o actividades, los lineamientos corporativos para el tratamiento y protección de datos personales y las demás disposiciones y cláusulas que se establezcan de tiempo en tiempo por SOTO ORTEGA, aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

4. TIPO DE INFORMACIÓN SOLICITADA

Para efecto de prestar servicios en temas relacionados con consultoría empresarial, jurídica y los relacionados, se le solicitará información de tipo privada, entendida como aquella información que permite que se logre identificar a una persona, tales como numero de documento de identidad, nombres, direcciones físicas y electrónicas, números telefónicos, entre otros. Es posible que sea necesario solicitar el suministro de información de sensible, entendida esta como aquella que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, los datos relativos a la salud, datos de menores de edad, ingresos y los datos biométricos. Para efectos de lo anterior, se solicitará igualmente su autorización expresa para el tratamiento de este tipo de información.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La autorización no podrá ser revocada ni podrá solicitarse la supresión de la información cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, tal como lo dispone el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.

Los datos personales otorgados a SOTO ORTEGA podrán ser suprimidos un (1) año posterior a la inactividad de estos, atendiendo las obligaciones legales en temas comerciales.

6. SEGURIDAD

Si bien contamos con los medios físicos y tecnológicos que permiten velar por la seguridad de su información de forma adecuada, haré todo lo posible para proteger sus datos, pero no puedo garantizar la seguridad total de los datos que usted suministra y a los cuales usted autorice a acceder. Contamos con equipos confiables en los cuales se almacena la información. Tomamos medidas que disminuyen los riesgos a los cuales está expuesta los datos personales, tales como restricción de acceso a los equipos y a los documentos que los contienen, almacenamiento seguro de los archivos físicos, de igual manera contamos con herramientas jurídicas para que nuestros trabajadores, proveedores y contratistas se obliguen a dar el tratamiento legal a los datos personales que la SOTO ORTEGA deba revelar en ejercicio de la gestión encomendada.

El portal web  http://www.sotorotega.com  podrá introducir enlaces o “links” a otros sitios web propios o de terceros. Si usted decide ir a alguno de los sitios web enlazados en nuestro portal, debe de tener en cuenta que cada uno de estos portales o sitios web cuenta con una política de privacidad distinta, por lo cual no aceptamos ningún tipo de responsabilidad sobre la información o datos personales que usted brinde o facilite por fuera de nuestro sitio.

El “phishing” consiste en el envío de correos electrónicos que, aparentando provenir de fuentes fiables (por ejemplo, entidades bancarias), intentan obtener datos confidenciales del usuario, que posteriormente son utilizados para la realización de algún tipo de fraude. Para ello, suelen incluir un enlace que, al ser pulsado, lleva a páginas web falsificadas. De esta manera, el usuario, creyendo estar en un sitio de toda confianza, introduce la información solicitada que, en realidad, va a parar a manos del estafador.

Si usted recibe un correo electrónico de este tipo o alguien que dice trabajar para nosotros pidiendo su información personal, comercial o financiera, le pedimos por favor nos reenvíe el correo donde se le ha solicitado dicha información a la siguiente dirección electrónica: info@sotoortega.com

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7. PETICIONES, QUEJAS Y/O RECLAMOS

Toda consulta y / o reclamo deberá elevarse por escrito en documento suscrito por el titular del dato personal y deberá enviarse por correo electrónico a info@sotoortega.com

Toda solicitud, consulta y/o reclamo deberá contener como mínimo:

1. Nombre y apellidos del titular.
2. Número de identificación del titular.
3. Datos de localización del titular (correo electrónico, teléfono, dirección, ciudad).
4. Descripción de la solicitud, consulta o de los hechos que dan lugar al reclamo.
5. Medio por el cual desea recibir respuesta.
6. Firma del Peticionario.
7. Adjuntar los documentos que considere pertinentes para soportar la solicitud, consulta y/o reclamo.

8. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR CONSULTAS Y/O RECLAMOS

Las peticiones, quejas y/o reclamos con relación a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir el dato y/o revocar la autorización, serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la misma. Cuando no fuere posible dar respuesta dentro del mencionado término, se informará al titular de los datos, los motivos de la demora y se indicará la fecha límite de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De encontrar que la solicitud, reclamo o consulta presenta algún error o está incompleta, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la misma, para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos treinta (30) días hábiles desde la fecha del requerimiento sin que haya habido respuesta por parte del titular, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si SOTO ORETGA no es competente para resolver el reclamo, dará traslado, dentro del período máximo de respuesta aquí mencionado, a la entidad competente, quien tendrá el mismo término para responder, el cual iniciará desde la fecha en que reciba la comunicación del traslado de la consulta, reclamo o solicitud y se le informará al interesado o titular de esta situación para que pueda hacer el seguimiento correspondiente.

De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o interesado solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite correspondiente indicado en esta política ante SOTO ORTEGA.

9. TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

SOTO ORTEGA. podrá:

1. Conservar los datos personales de los titulares de la información en bases de datos ubicadas en Colombia, así como también podrá hacer uso de servidores externos contratados con entidades de alto reconocimiento y confiabilidad ubicados en otros países, siempre y cuando estos tengan estándares de protección de datos personales similares a los nacionales, cumpliendo con la finalidad autorizada por el titular de los datos, realizando sus mayores esfuerzos para mantener la información de manera segura, salvaguardando su integridad, veracidad y confidencialidad.
2. Transferir o transmitir, todos o parte de los datos personales de los titulares de la información, a los Trabajadores, Proveedores o Contratistas de SOTO ORTEGA en Colombia o el exterior, única y exclusivamente para los efectos y finalidad indicados en la autorización para el tratamiento de los datos personales, en el numeral  2 de esta política y en cumplimiento de las disposiciones legales.

10. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Las modificaciones posteriores a la fecha de publicación inicial de esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, serán publicadas en la página web wwwsotoortega.com

SOTO ORTEGA se reserva el derecho a realizar en cualquier momento y sin notificación, cambios a esta Política, cuando los mismos sean resultado de la aplicación de una norma de tipo legal. Cualquier cambio en esta política entrará en vigencia en el momento en que se publique.

En el evento que se oretenda dar un uso o destinación diferente al motivo inicial para el cual sus datos personales fueron solicitados, se solicitará su autorización mediante cualquier medio en el cual quede registro de dicha comunicación, entre los cuales podemos nombrar a manera de ejemplo el correo electrónico, SMS, mensaje de Whatsapp, o llamada telefónica.

Política vigente a partir de 7 de septiembre de 2024.